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Le répertoire des principaux documents du ministère de la justice

lundi 9 juin 2008, par Stephane Cottin

Comme on a pu le voir avec Le décret du 30 décembre 2005 sur la réutilisation des informations publiques, l’article 36 de ce décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, est pris pour l’application de l’article 17 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 (J.O n° 304 du 31 décembre 2005 page 20827
texte n° 119) est une application attendue de l’Ordonnance n° 2005-650 du 6 juin 2005 relative à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques

Article 36 du décret n° 2005-1755

Le répertoire prévu à l’article 17 de la loi du 17 juillet 1978 susvisée précise, pour chacun des documents recensés, son titre exact, son objet, la date de sa création, les conditions de sa réutilisation et, le cas échéant, la date et l’objet de ses mises à jour.

Lorsque l’autorité administrative dispose d’un site internet, elle rend le répertoire accessible en ligne.

Pour mémoire

Article 17 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 créé par l’Ordonnance n°2005-650 du 6 juin 2005 art. 10 (JORF 7 juin 2005).

Les administrations qui produisent ou détiennent des informations publiques tiennent à la disposition des usagers un répertoire des principaux documents dans lesquels ces informations figurent.
Les conditions de réutilisation des informations publiques, ainsi que les bases de calcul retenues pour la fixation du montant des redevances, sont communiquées, par les administrations qui ont produit ou détiennent ces informations, à toute personne qui en fait la demande.

Or le ministère de la justice a publié sur son site internet, daté du 19 mai 2008, sous la rubrique "Politique de diffusion des données", un tableau d’Accès aux documents administratifs

Ce document ne correspond pas tout à fait au répertoire des principaux documents prévu aux articles 36 du décret et 17 de la loi (il manque en effet les "titres exacts, objets, dates de création, les conditions de réutilisation et, le cas échéant, la date et l’objet des mises à jour" pour chaque type de document. Mais on a ici un travail de recensement remarquable et une bonne base de travail pour faciliter l’accès au document et normaliser les relations avec les utilisateurs.

Ce tableau synthétise les principales typologies de documents ou de dossiers produits par le ministère de la Justice et précise leur caractère communicable en application des dispositions de la loi du 17 juillet 1978 sur l’accès aux documents administratifs, en prenant appui sur les avis de la CADA et la jurisprudence du Conseil d’Etat (cf. www.cada.fr).

1. Les principes de base

Ce qu’est et ce que n’est pas un document administratif

L’article 1er de a loi du 17 juillet 1978 définit ainsi les documents administratifs :

Sont considérés comme documents administratifs (...) quel que soit le support utilisé pour la saisie, le stockage ou la transmission des informations qui en composent le contenu, les documents élaborés ou détenus par l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées de la gestion d’un service public, dans le cadre de leur mission de service public. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions.

Concernant le ministère de la Justice, la commission d’accès aux documents administratifs s’est déclarée incompétente pour un certain nombre de documents, ayant le point commun d’être en rapport avec les affaires portées devant les juridictions.

Par exemple, les documents produits dans le cadre de la préparation ou de l’exécution d’un jugement - et notamment les dossiers de grâces (avis CADA 20064190, séance du 26/10/2006, président de la République) - ne sont pas des documents administratifs ; il en va de même pour les documents produits ou reçus par les ordres professionnels (avis CADA 20070024, séance du 25/01/2007, bâtonnier de l’ordre des avocats du barreau de Bordeaux) et des bulletins du casier judiciaire national (avis CADA 20033847, séance du 25/09/2003, procureur de la République près le TGI de Bourges).

Certains types de documents sont, selon le contexte et le sujet traité, des documents administratifs ou des documents judiciaires. Ainsi les rapports et dépêches échangés entre les parquets, les parquets généraux et la Chancellerie, liés à une procédure civile, pénale ou commerciale, pouvant s’y rattacher ou la générer, sont des documents administratifs lorsqu’il s’agit de documents d’ordre général - instructions aux parquets en matière de politique pénale - ; il s’agit en revanche de documents judiciaires lorsque l’objet de la correspondance porte sur une affaire précise (conseil CADA 20042980, séance du 26/08/2004, ministère de la Justice).

A quels documents administratifs est-il possible d’accéder ?

Il est possible de demander l’accès aux documents administratifs, dans la mesure où :
ceux-ci ne sont pas publiés (article 7 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978),
les conditions fixées par l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978 sont respectées :

I. Ne sont pas communicables les documents administratifs dont la consultation ou la communication porterait atteinte :

- - au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif ;

- au secret de la défense nationale ;

- à la conduite de la politique extérieure de la France ;

- à la sûreté de l’Etat, à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes ;

- au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou d’opérations préliminaires à de telles procédures, sauf autorisation donnée par l’autorité compétente ;

- à la recherche, par les services compétents, des infractions fiscales et douanières ;

- ou, de façon générale, aux secrets protégés par la loi.II. - Ne sont communicables qu’à l’intéressé les documents administratifs :

- dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée et des dossiers personnels, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle ;

- portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ;

- faisant apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.
Les informations à caractère médical sont communiquées à l’intéressé, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet, dans le respect des dispositions de l’article L. 1111-7 du code de la santé publique.III. - Lorsque la demande porte sur un document comportant des mentions qui ne sont pas communicables en application du présent article mais qu’il est possible d’occulter ou de disjoindre, le document est communiqué au demandeur après occultation ou disjonction de ces mentions.

Sous quels délais l’accès intégral et sans restriction est-il possible ?

L’article 6 de la loi du 17 juillet 1978 précise :
Les documents administratifs non communicables au sens du présent chapitre deviennent consultables au terme des délais et dans les conditions fixés par les articles L. 213-1 et L. 213-2 du code du patrimoine.

Les documents non librement communicables au titre de la loi du 17 juillet 1978 ou seulement communicables par extraits font l’objet de délais spécifiques avant toute communication (art. L. 213-1 et s. du Code du patrimoine), précisés en colonne 3. Avant l’expiration des ces délais, des procédures de communication par dérogation existent (cf. www.archives-judiciaires.justice.gouv.fr).

2. Qui contacter ?
Les services détenteurs des documents

La colonne « service compétent » du tableau désigne, lorsque c’est possible, le service auquel s’adresser pour demander l’accès à un type particulier de document.

Il est recommandé de s’adresser de préférence aux services mentionnés dans cette colonne pour accéder aux documents énumérés dans le tableau.

Il arrive qu’aucun service compétent ne soit mentionné ; en ce cas, il faut comprendre que le type de document décrit est susceptible d’être présent dans un très grand nombre de services du ministère (c’est le cas, par exemple, des notes de service et des rapports).

Le responsable de l’accès aux documents administratifs

Par défaut, le responsable de l’accès aux documents administratifs est le chef du bureau des affaires juridiques et du contentieux.

La Commission d’accès aux documents administratifs

En cas de réponse négative, ou d’absence de réponse dans un délai de deux mois, il est possible de saisir pour avis la commission d’accès aux documents administratifs. La saisine de la CADA est obligatoire avant tout recours devant la juridiction administrative.

Les Archives

Au bout d’un certain délai, variable, les services cessent d’être détenteurs des documents décrits dans le tableau : ceux-ci sont versés aux Archives. Les modalités d’archivage sont décrites sur le site www.archives-judiciaires.justice.gouv.fr.

3. Sous quelle forme et à quel coût se fait la consultation ?

L’article 4 de la loi 78-753 du 17 juillet 1978 dispose que :
L’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration :
a) Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
b) Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ;
c) Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Pour l’ensemble des documents mentionnés dans ce tableau, les coûts de reproduction sont régis par l’arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document administratif, soit :

- 0,18 Euro par page de format A 4 en impression noir et blanc ;
- 1,83 Euro pour une disquette ;
- 2,75 Euro pour un cédérom.

 Textes normatifs et réglementaires

Type de document
Caractère communicable au regard de la loi du 17 juillet 1978, ou selon la jurispru-
dence de la CADA ou du Conseil d'Etat
Délai de communication spécifique
Service Compétent
Support de communi-
cation
Texte normatif : dossier d'élaboration

Non, avant la publication du texte (documents à caractère préparatoire)

Oui, après la parution du texte concerné

30 ans, (textes n'ayant pas abouti à une publication)DACS, DACGDACS, DACGPapier
Texte réglementaire décret, circulaire, arrêté publié au Journal officiel ou au Bulletin officielPublié au Journal officiel---
Texte réglementaire (circulaire, arrêté) non publiéOui, sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée et que le document n'ait pas un caractère préparatoire30 ans ou 60 ans selon les casService producteur du documentPapier ou informatique si pas de difficulté particulière
Texte normatif : dossier d'élaboration

Non, avant la publication du texte (documents à caractère préparatoire).

Oui, après la parution du texte concerné.

30 ans 
(textes n'ayant pas abouti à une publication)
DACS, DACG
Papier
Texte réglementaire décret, circulaire, arrêté publié au Journal officiel ou au Bulletin officielPublié au Journal officiel---
Texte réglementaire (circulaire, arrêté) non publiéOui, sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée et que le document n'ait pas un caractère préparatoire30 ans ou 60 ans selon les casService producteur du documentPapier ou informatique si pas de difficulté particulière

Documents relatifs à une procédure juridictionnelle

 

Type de document
Caractère communicable au regard de la loi du 17 juillet 1978, ou selon la jurispru-
dence de la CADA ou du Conseil d'Etat
Délai de communication spécifique
Service Compétent
Support de communi-
cation
Documents relatifs à une procédure juridictionnelleExclus du champ d'application de la loi du 17 juillet 1978, dans la mesure où il s'agit de documents judiciaires et non administratifs

100 ans
(procédure juridictionnelle)

Les décisions juridictionnelles prononcées
en audience publique
sont librement communicables

--
Nationalité : dossier de contentieuxExclu du champ d'application de la loi du 17 juillet 1978, dans la mesure où il s'agit de documents judiciaires et non administratifs100 ans
(procédure juridictionnelle)
--
Recours contentieux (tribunal administratif)Exclu du champ d'application de la loi du 17 juillet 1978, dans la mesure où il s'agit de documents judiciaires et non administratifs100 ans
(procédure juridictionnelle)
--

Documents de principe et de programmation

Type de document
Caractère communicable au regard de la loi du 17 juillet 1978, ou selon la jurispru-
dence de la CADA ou du Conseil d'Etat
Délai de communication spécifique
Service Compétent

(le bureau des affaires juridiques et du contentieux)

Support de communi-
cation
Note de serviceOui, sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée et que le document n'ait pas un caractère préparatoireSelon les cas
30 ans ou 60 ans
(communication intégrale)

Service producteur du document

 

Papier ou informatique si pas de difficulté particulière
Rapport d'activitéOui, sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée et que le document n'ait pas un caractère préparatoireSelon les cas
30 ans ou 60 ans
(communication intégrale)

Service producteur du document

 

 

Papier ou informatique si pas de difficulté particulière
Rapport d'étude ou d'auditOui, sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée et que le document n'ait pas un caractère préparatoireSelon les cas
30 ans ou 60 ans
(communication intégrale)
Service producteur du documentPapier ou informatique si pas de difficulté particulière
Rapport d'inspection
(sur un service)
Oui, sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée et que le document n'ait pas un caractère préparatoireSelon les cas
30 ans ou 60 ans
(communication intégrale)
IGSJPapier
Enquête administrativeOui, si celle-ci a été diligentée antérieurement à la demande de communication, sous réserve qu'aucune procédure juridictionnelle liée ne soit en cours, et sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée100 ans
(en cas de procédure juridictionnelle)
60 ans
(autres cas)
Service producteur du documentPapier
Commissions, comités, groupes de travail pilotés par le ministère : procès-verbal de réunionOui, sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée et que le document n'ait pas un caractère préparatoire30 ans
(communication intégrale)
Service producteur du documentPapier ou informatique si pas de difficulté particulière
Schéma directeur immobilierOui, sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée et que le document n'ait pas un caractère préparatoireSelon les cas
30 ans ou 60 ans
(communication intégrale)
DAGEPapier ou informatique si pas de difficulté particulière
Schéma directeur informatiqueOui, sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée et que le document n'ait pas un caractère préparatoireSelon les cas
30 ans ou 60 ans
(communication intégrale)
DAGEPapier ou informatique si pas de difficulté particulière
Plan de communicationOuiLibreSCICOMPapier ou informatique si pas de difficulté particulière
Plan de formationOuiLibreDAGEPapier ou informatique si pas de difficulté particulière

Budget : pièce comptable ou budgétaire

 

Oui, sous réserve que cette communication ne se heurte pas au secret de la vie privée ou au secret en matière industrielle et commerciale

30 ans

(communication intégrale)

 

DAGEPapier ou informatique si pas de difficulté particulière

Statistiques

Type de document
Caractère communicable au regard de la loi du 17 juillet 1978, ou selon la jurispru-
dence de la CADA ou du Conseil d'Etat
Délai de communication spécifique
Service Compétent
Support de communi-
cation
StatistiquesOui, en occultant les mentions susceptibles de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privéeLibre 
si les données ne sont pas nominatives
DAGEPapier ou informatique si pas de difficulté particulière

Décisions collectives

Type de document
Caractère communicable au regard de la loi du 17 juillet 1978, ou selon la jurispru-
dence de la CADA ou du Conseil d'Etat
Délai de communication spécifique
Service Compétent
Support de communi-
cation
Instance paritaire : procès-verbalA l'intéressé, en occultant les informations relatives à des tiers30 ans
(communication
à des tiers)
DAGEPapier
Règlement intérieurOuiLibreBAJCPapier ou informatique si pas de difficulté particulière
Concours : arrêtés d'organisationOui, si non publié au Journal officielLibreService organisateur du concours : DAGE, DSJ, DAP, DPJJPapier
Concours : procès-verbal du juryOui, mais le tableau des notes annexé ne peut être communiqué que sous forme d'extrait à l'intéressé30 ans
(communication intégrale)
Service organisateur du concours : DAGE, DSJ, DAP, DPJJPapier
Professions juridiques et judiciaires : arrêté non individuelPublié au Journal officiel---
Décision de subventionOui, sous réserve que cette communication ne se heurte pas au secret de la vie privée ou au secret en matière industrielle et commerciale30 ans
(communication intégrale du dossier
de subvention)
60 ans
(en cas d'informations relatives à
la vie privée)
Service producteur du documentPapier
Déclaration à la CNILOuiLibreService producteur du documentPapier ou informatique si pas de difficulté particulière

Décisions individuelles

Type de document
Caractère communicable au regard de la loi du 17 juillet 1978, ou selon la jurispru-
dence de la CADA ou du Conseil d'Etat
Délai de communication spécifique
Service Compétent
Support de communi-
cation
Personnels :
- dossier administratif de carrière
- arrêté individuel de nomination ou de carrière
- contrat de travail et fiche de poste
- document relatif à la notation
A l'intéressé si le document contient des appréciations ou un jugement de valeur.Librement communicable dans le cas contraire.
120 ans
à compter de
la date de naissance
de l'intéressé
(communication intégrale à des tiers)

Services gestionnaires de personnels : DAGE, DSJ, DPJJ, DAP

 

Papier
Personnels : dossier/document de nature disciplinaireA l'intéressé, sous réserve que la procédure disciplinaire soit close60 ans
(communication
à des tiers)

Services gestionnaires de personnels : DAGE, DSJ, DPJJ, DAP

 

 
Comité médical : avisA l'intéressé, en occultant les informations relatives à des tiers150 ans 
à compter de la
date de naissance
de l'intéressé
(communication
à des tiers)
Services gestionnaires de personnels : DAGE, DSJ, DPJJ, DAPPapier
Déclaration d'accident du travailA l'intéressé120 ans
à compter de
la date de naissance
de l'intéressé
(communication à des tiers du dossier
de carrière)
Services gestionnaires de personnels : DAGE, DSJ, DPJJ, DAPPapier
Concours : copie d'un candidatA l'intéressé60 ans
(communication à des tiers)
Service organisateur du concours : DAGE, DSJ, DAP, DPJJPapier
Décoration : dossier d'attribution
(y compris les mémoires de proposition)
Non, les dossiers d'attribution de décoration figurent au nombre des documents couverts par le secret des délibérations du gouvernement60 ans
(communication intégrale du dossier)
--
Rapport d'inspection (sur une personne)A l'intéressé, en occultant les informations relatives à des tiers60 ans
(communication
à des tiers)
IGSJPapier
Professions juridiques et judiciaires : arrêté individuelPublié au Journal officiel---
Professions juridiques et judiciaires : dossier/document de nature disciplinaireA l'intéressé, en occultant les informations relatives à des tiers60 ans
(communication à des tiers)
DACSPapier

Détenu : dossier individuel, ordre de transfèrement

Service pénitentiaire d'insertion et de probation (SPIP) : dossier individuel

A l'intéressé, sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée

100 ans à compter de la levée d'écrou (communication à des tiers de la partie judiciaire)

60 ans (communication à des tiers de la partie administrative)

DAP (services déconcentrés)Papier
Détenu : fiche d'écrou, fiche pénaleA l'intéressé60 ans
(communication à des tiers)
DAP (services déconcentrés)Papier
Changement de nom : décretA l'intéressé100 ans
(communication à des tiers)
DACSPapier
Dispense pour mariage : décretA l'intéressé100 ans
(communication à des tiers)
DACSPapier
Recours gracieuxOui, sous réserve que le contenu ne soit pas susceptible de porter atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la vie privée et que le document n'ait pas un caractère préparatoire60 ans
(communication intégrale)
DAGE/BAJCPapier

Marchés et contrats

Type de document
Caractère communicable au regard de la loi du 17 juillet 1978, ou selon la jurispru-
dence de la CADA ou du Conseil d'Etat
Délai de communication spécifique
Service Compétent
Support de communi-
cation
Marché public, contrat de concessionOui, après signature, les contrats et marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs, sous réserve que leur communication ne porte pas atteinte à la sécurité publique, à la sécurité des personnes et au secret en matière industrielle et commerciale30 ans
(procédures de marchés non abouties)
DAGEPapier ou informatique si pas de difficulté particulière

Marchés et contrats

Type de document
Caractère communicable au regard de la loi du 17 juillet 1978, ou selon la jurispru-
dence de la CADA ou du Conseil d'Etat
Délai de communication spécifique
Service Compétent
Support de communi-
cation
Accusé de réception suite à l'envoi d'un courrierA l'intéressé30 ans
(communication à des tiers)
Service producteur du document, à défaut bureau du cabinetPapier
Requête de particulier : réponseA l'intéressé60 ans
(communication à des tiers)
Service producteur du document, à défaut bureau du cabinetPapier
Courrier de parlementaire ou d'élu : réponseA l'intéressé30 ans
(communication à des tiers)
Bureau du cabinetPapier ou informatique si pas de difficulté particulière

Marchés et contrats

Type de document
Caractère communicable au regard de la loi du 17 juillet 1978, ou selon la jurispru-
dence de la CADA ou du Conseil d'Etat
Délai de communication spécifique
Service Compétent
Support de communi-
cation
Discours du ministreOui, pour autant que le discours n'ait fait l'objet d'aucune publicationLibreSCICOMPapier
Dossier de presseOui, pour autant que le discours n'ait fait l'objet d'aucune publicationLibreSCICOMPapier ou informatique si pas de difficulté particulière
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