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Conception matérielle d’un service de documentation

Plan de formation (1995)

dimanche 16 mars 2003, par Stephane Cottin

Retrouvé dans mes archives, ce plan de cours réalisé en avril 1995, pour une journée (2 x 4 heures !) de formation pour le CNFPT sur la création d’un centre de documentation dans une collectivité territoriale. Noter la référence à Internet comme technologie d’avenir ! ;-)

Action de formation du 10 au 12 octobre 1995 : Développer l’information et la documentation juridique au sein d’une collectivité territoriale

Centre National de la Fonction Publique Territoriale
Nancy

Conception matérielle d’un service de documentation, actualité(s) du domaine, le marché de la documentation juridique.

1. Présentation

- 1.1. Missions : Identifier les paysages de la documentation et apprendre à connaître et à utiliser les outils disponibles

  • 1.1.1. Identifier les paysages
    • 1.1.1.1. les acteurs
    • 1.1.1.2. les métiers
    • 1.1.1.3. les lieux de documentations
    • 1.1.1.4. les matériaux
    • 1.1.1.5. les outils
  • 1.1.2. Apprendre à connaître les outils
  • 1.1.3. Apprendre à utiliser les outils

- 1.2. Les acteurs ; les métiers

  • 1.2.1. Qu’est-ce qu’un documentaliste spécialisé ?
    • 1.2.1.1. Les services : ce qu’on attend de lui ?
      • 1.2.1.1.1. Gestion d’un fonds
      • 1.2.1.1.2. Question/réponse
    • 1.2.1.2. Les tâches

- 1.3. Les lieux de la documentation ; sensibilisation à la méthode employée pour cette intervention

  • 1.3.1. Le champs étudié : le service de documentation
    • 1.3.1.1. le service
    • 1.3.1.2. la documentation
  • 1.3.2. Démonstration de l’adéquation de la méthode
    • 1.3.2.1. Notions de systémique
    • 1.3.2.2. Quel est le flux étudié ?
    • 1.3.2.3. Avertissement
  • 1.3.3. Conclusion de la présentation

2. Théorie

- 2.1. Systémique

  • 2.1.1. analyse de l’existant
    • 2.1.1.1. but
    • 2.1.1.2. moyens
  • 2.1.2. Ecueils (premiers feed-backs négatifs)
    • 2.1.2.1. l’autarcie documentaire ?
    • 2.1.2.2. les bruits et les silences documentaires
  • 2.1.3. analyse économique des questions
    • 2.1.3.1. les notions de coûts
      • 2.1.3.1.1. les coûts financiers
        • 2.1.3.1.1.1. les postes de coûts
      • 2.1.3.1.2. les autres coûts liés à la recherche documentaire
        • 2.1.3.1.2.1. temps
        • 2.1.3.1.2.2. image interne/externe

- 2.2. Les outils documentaires

  • 2.2.1. notions d’informatique (au sens science du mouvement -de l’information)
  • 2.2.2. notions de bases de données
    • 2.2.2.1. définitions
    • 2.2.2.2. les outils classiques de documentalistes
      • 2.2.2.2.1. la gestion des ouvrages
      • 2.2.2.2.2. la gestion des périodiques
      • 2.2.2.2.3. la gestion des archives
  • 2.2.3. les nouvelles technologies
    • 2.2.3.1. de stockage
    • 2.2.3.2. de reconnaissance et d’indexation
      • 2.2.3.2.1. la GED
      • 2.2.3.2.2. L’OCR

3. Pratique

- 3.1. connaissance de l’existant externe

  • 3.1.1. historique : les bases de données juridiques en France.
  • 3.1.2. les nouveautés : la privatique
  • 3.1.3. l’avenir : internet

- 3.2. Le choix des partenaires et des acteurs

  • 3.2.1. Trouver un documentaliste spécialisé, en former un en interne ou passer par un prestataire de service
  • 3.2.2. Faire jouer la concurrence des fournisseurs de données, savoir profiter de l’éclatement du marché (sources d’informations sur l’information)

1. Présentation

1.1. Missions : Identifier les paysages de la documentation et apprendre à connaître et à utiliser les outils disponibles

1.1.1. Identifier les paysages

1.1.1.1. les acteurs

1.1.1.2. les métiers

1.1.1.3. les lieux de documentations

1.1.1.4. les matériaux

1.1.1.5. les outils

1.1.2. Apprendre à connaître les outils

1.1.3. Apprendre à utiliser les outils

1.2. Les acteurs ; les métiers

1.2.1. Qu’est-ce qu’un documentaliste spécialisé ?
Documentaliste : C’est un métier peu commun, peu connu, pas reconnu. Ne croyez pas que le rôle soit seulement de classer des documents, de les photocopier et de savoir où on a pu les ranger. Ce n’est que la phase cachée de l’iceberg. et il faut décrire le reste des tâches qu’accomplit un documentaliste spécialisé.

Et avant même de décrire les tâches, il faut décrire les services (en fait, ce que l’on doit attendre d’un service de documentation)

1.2.1.1. Les services : ce qu’on attend de lui ?

1.2.1.1.1. Gestion d’un fonds
gérer un fonds vivant de données immédiatement consultable

1.2.1.1.2. Question/réponse

savoir répondre dans les meilleurs temps et dans les meilleurs coûts à tous les types de questions posées par les utilisateurs. S’il n’a pas la réponse immédiatement, qu’il sache arbitrer (et donc qu’il connaisse la méthode) pour trouver la réponse dans les mêmes conditions (meilleurs temps - meilleurs coûts). (feed-back : qu’il sache aussi se rendre compte que ce type de question auquel il vient de se heurter peut ou non revenir et qu’il s’y prépare, ou mieux, qu’il se prépare, en fonction de l’actualité, à tous les types de questions émergentes)

1.2.1.2. Les tâches :
Gestion du fonds

Entretien de son fonds

1.3. Les lieux de la documentation ; sensibilisation à la méthode employée pour cette intervention

1.3.1. Le champs étudié : le service de documentation
Tous les mots ont une importance

1.3.1.1. le service
notion importante de rendre service, d’être actif, un acteur au sein de l’orgnaisation, du système et d’aller vers le meilleur rendemnt, au meilleur coût.

A contrario, ce n’est surtou pas un centre de documentation, notion plutôt passive, de conservation de documents, même pas de création de dossiers.

1.3.1.2. la documentation
notion encore plus difficile à définir, et dont c’est justement au professionnel de l’information de lui donner un contenu qui possède une valeur pour l’utilisateur.

1.3.2. Démonstration de l’adéquation de la méthode

1.3.2.1. Notions de systémique
quelques notions : la systémique, la cybernétique, les systèmes, le feed-back, la circulation des influx, la simultanéité, la non-continuité des événements, les diagrammes P.E.R.T. (1958, Program Evaluation and Research Task, ou Technic, Projet Polaris : programmation sous forme de diagramme)

1.3.2.2. Quel est le flux étudié ?
l’information est un flux. Théorie de la communication, métaphore du corps humain, de la circulation sanguine

1.3.2.3. Avertissement
ce n’est pas la peine de savoir tout ça, comme M. Jourdain, on en fait sans le savoir.

1.3.3. Conclusion de la présentation
Surtout, se souvenir que toute cette théorie n’a qu’un but : s’appliquer, et s’appliquer au mieux dans notre domaine : le droit.

2. Théorie

2.1. Systémique :

2.1.1. analyse de l’existant
savoir ce qui pré-existe

2.1.1.1. but
ne pas refaire ce qui a déjà été fait (en bien ou en mal : permet surtout d’éviter les erreurs) : conserver les acquis et les expériences des autres (input/output)

2.1.1.2. moyens
divers.

En interne, l’audit, l’observation, l’enquête, la rédaction et la conception de dossiers sur chaque thème, chaque expérience..

En externe, visite, rencontres, salons, adhésion à des associations spécialisées.

2.1.2. Ecueils (premiers feed-backs négatifs)

2.1.2.1. l’autarcie documentaire ?
Il est impossible d’arriver à l’autarcie documentaire. Deux problèmes connexes : d’une part, on réinvente le fil à couper le beurre tous les jours, le même journal est dépouillé des milliers de fois tous les jours (trop) et d’autre part, on est souvent obligé d’opposer une fin de non-recevoir à des requêtes dont le voisin a peut-être la solution (pas assez)

2.1.2.2. les bruits et les silences documentaires

2.1.3. analyse économique des questions

2.1.3.1. les notions de coûts
à ne pas confondre avec l’analyse de la valeur, autre technique, proche de la systémique, mais que je ne me permets pas d’employer ici.

Cette notion est évidemment très importante, et doit être prise en compte a priori à chaque question posée, à chaque requête d’utilisateur : quel chemin vais-je prendre pour me rendre au meilleur coût à la satisfaction de mon interlocuteur ?

Les coûts sont surtout faciles à appréhender en termes de coûts financiers, mais ce ne sont pas les seuls

2.1.3.1.1. les coûts financiers
il est évident qu’un service de documentation possède des postes de coûts assez lourds

2.1.3.1.1.1. les postes de coûts

2.1.3.1.1.1.1. coûts salariaux

2.1.3.1.1.1.2. coûts de formation (des documentalistes comme des utilisateurs)

2.1.3.1.1.1.3. coûts matériels

2.1.3.1.1.1.3.1. informatique

2.1.3.1.1.1.3.2. bibliothèque (matériel spécifique)

2.1.3.1.1.1.4. abonnements

2.1.3.1.1.1.4.1. base de données

2.1.3.1.1.1.4.2. revues

2.1.3.1.1.1.5. coûts de fonctionnement

2.1.3.1.2. les autres coûts liés à la recherche documentaire
Plus difficile à quantifier, ils peuvent néanmoins s’ananlyser en termes de temps à passer, soit directement, soit indirectement en termes de difficultés de l’opération.

2.1.3.1.2.1. temps
temps à passer, coût ; mais pas seulement ces deux variables : confidentialité, degré de profondeur, degré de fiabibilité, langue...

2.1.3.1.2.1.1. recherche de la confidentialité

2.1.3.1.2.1.2. recherche du degré de fiabilité de la réponse (confrontation de source)

2.1.3.1.2.1.3. recherche de l’exhausitvité d’une réponse

2.1.3.1.2.1.4. recherche de la langue ou du niveau compréhensible pour l’utilisateur final

2.1.3.1.2.2. image interne/externe
Encore plus finement, on peut aussi les analyser en termes d’image externe, de valorisation du service, soit au sein du système lui-même soit pour l’extérieur

2.1.3.1.2.2.1. image interne

Je vais faire l’effort de répondre vite à cette question pour satisfaire spécialement tel interlocuteur, ou au contraire, j’en ai marre que cet interlocuteur me pose toujours le même type de question auxquels il pourrait répondre lui-même (exemple : demander des horaires SNCF) et je vais ralentir la réponse

2.1.3.1.2.2.2. image externe

(voir la notion d’autarcie documentaire : il faut bien prévoir d’avoir à appeler d’autres services)

j’ai tout intérêt à ne pas déranger pour rien un autre service de documentation pour des questions faciles. Je risque d’y brûler des cartouches pour pas grand chose.

Il convient aussi de bien préparer sa question : connaître son interlocuteur, demender si on ne dérange pas, poser la question en termes précis (et surtout pas faux : dire décisions pour arrêts, etc.), donner les pistes qui vous ont semblé infructueuses

2.2. Les outils documentaires

2.2.1. notions d’informatique (au sens science du mouvement de l’information)
exemple du Conseil d’Etat : l’informatique, ce n’est pas seulement conçu comme l’application bureautique simple, mais comme un ensemble cohérent d’outil au service de la prise de décision. Recueil des données, aide à la création des décisions, ...

Mais : la machine n’est pas tout (garbage in, garbage out)

2.2.2. notions de bases de données

2.2.2.1. définitions

2.2.2.2. les outils classiques de documentalistes

2.2.2.2.1. la gestion des ouvrages
en général dévolue au bibliothécaire, elle est néanmoins un outils indispensable pour le documentaliste. Il faut qu’il sache le faire tout seul ou être en contact très proche avec son service de bibliothèque.

mission : gestion des achats, repérage des nouveautés, localisation des existants, acquisition, gestion des prêts, création de catalogues périodiques ou spécialisés.

2.2.2.2.2. la gestion des périodiques
mission spécifiquement documentaire : gestion des abonnements, de la reluire, recherche et acquisition des numéros manquants

2.2.2.2.3. la gestion des archives
ce n’est pas une mission classique du documentaliste (information morte : vivante) mais il doit agir en synergie avec cet autre métier du document. Savoir où localiser les éléments de réponse. Savoir ce qu’ils contiennent et ce qu’ils ne contiennent plus avant même de se déplacer.

2.2.3. les nouvelles technologies

2.2.3.1. de stockage
évocation de l’évolutions des techniques de stockage

les bandes, les streamers

les disquettes (évolution des tailles et des volumes de stockage)

les disques durs

les nouveaux supports : magnéto-optique, CD-ROM, DON, CD-WORM

2.2.3.2. de reconnaissance et d’indexation

2.2.3.2.1. la GED
de la GED à la GEIDE (information et documents existants)

le foisonnement des solutions et des acteurs

2.2.3.2.2. L’OCR
une panacée ?

100 % sans erreur ; objectif 2010 !

les solutions de remplacement

3. Pratique

3.1. connaissance de l’existant externe

3.1.1. historique : les bases de données juridiques en France.

3.1.2. les nouveautés : la privatique
on a un peu tendance à ne parler que de l’accès en ligne. Ce dernier est historiquement le premier, le plus visible, mais il a donnée naissance, plus ou moins directement à un marché de plus en plus vaste de produits dérivés. Ce marché, vraisemblablement par un phénomène encourageant d’appel, s’est même ouvert à des produits qui n’ont même plus d’origine en ligne.

Les supports en sont divers, mais, pour simplifier, leur caractéristique commune est ... de ne pas être en ligne. Nous emploierons ce néologisme d’accès en « privatique », pour rendre compte de leur aspect principal : celui de ne pas nécessiter de modem ou de lien externe, et donc d’être accessible en direct sur sa propre machine.

Avantages : confidentialité, coût d’utilisation, portabilité, individualisation

Inconvénients : périodicité des mise à jour, taille et espace mémoire de son équipement informatique

3.1.3. l’avenir : internet

3.2. Le choix des partenaires et des acteurs

3.2.1. Trouver un documentaliste spécialisé, en former un en interne ou passer par un prestataire de service

3.2.2. Faire jouer la concurrence des fournisseurs de données, savoir profiter de l’éclatement du marché (sources d’informations sur l’information)

2 Messages

  • > Conception matérielle d’un service de documentation Le 1er avril 2003 à 11:32, par Magalie Lahoz

    Je suis en pleine réflexion de modification du service de doc juridique dans ma structure. Et votre plan de cours m’intéresse au plus haut point. Le plan est très alléchant, et donne envie d’en savoir plus : serait-il possible d’avoir accès au contenu ?
    Merci d’avance

  • > Conception matérielle d’un service de documentation Le 1er avril 2003 à 15:51, par sc

    Bonjour, Il faut replacer ce plan de cours dans son contexte : il s’agissait d’une action de formation d’une journée (2 x 4 heures) au sein d’une semaine de formation CNFPT sur la création d’un centre de documentation pour collectivités territoriales. Et c’était en 1995. En fait, je n’ai retrouvé que mon plan de cours. Mes notes devaient être manuscrites, et je n’ai pas retrouvé les supports de cours (ce devait être des publicités pour des produits de bases de données juridiques de l’époque).

    Mes supports de cours sont tous disponibles sur http://perso.wanadoo.fr/stephane.cottin/articles.htm (en copyleft)

    Mon mémoire de DESS (attention 1993 !) traite de la création de service de doc juridique, est sur : http://perso.wanadoo.fr/stephane.cottin/planmemo.doc

    Bon courage

    Stéphane Cottin

    stephane.cottin@wanadoo.fr

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