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Les recueils des actes administratifs des collectivités (III. Conservation)
jeudi 5 août 2004, par
Une très intéressante question sur la liste "documentaliste@territorial.fr" relative à la conservation par les archives des RAA, me permet de relancer ma petite étude sur ces recueils des actes administratifs (voir I. Statut et II. Contenu). Cette interrogation, et les premières réponses qui lui sont apportées, révèlent un réel problème de conservation et d’accès aux données juridiques publiques.
Une question apparemment anodine de Liliane Rueff sur la liste documentaliste de territorial.fr
Quelqu’un peut-il me renseigner sur l’obligation légale d’une mairie (ville-centre, ville capitale de Région) de conserver des RAA (recueils d’actes administratifs ) papier très anciens provenant des autres collectivités (Préfecture, département, région).
De plus en cas d’obligation, quel est le service qui en a la charge (archives municipales, archives départementales ou autre...)
Les réponses ont vite fusé, ce qui est étonnant en ce début août. Le ton des messages est aussi assez alarmiste quant à la situation vécue localement par les services chargés de la conservation, qui ne savent finalement plus quoi conserver et comment, puisqu’ils ne reçoivent plus le papier.
Parmi elles, une réponse de JJ Loche de la mairie de Vigneux sur Seine (Essonne)
donne de très bonnes pistes de réflexion : je me permets de la reproduire :
L’obligation de conservation par les communes a été supprimée pour les communes qui ne sont pas chef-lieu de canton et les petits chefs-lieux de canton dont la population est inférieure à 2000 habitants. (CNFPT ; Direction des Archives de France.- Les archives des petites communes. Guide de conservation.- Paris : CNFPT, 1995., p.12). Cet ouvrage cite une circulaire de la Direction des Archives de France AD-94-1 du 17 janvier 1994 et une lettre du ministère de l’intérieur au Directeur des Archives de France du 21 octobre 1994. (...)
Pour moi, l’obligation persiste donc pour toutes les autres. Et c’est le service des archives qui en a la charge. Le « cadre de classement des archives communales » de l’arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement général des archives communales est toujours en vigueur pour les archives des communes antérieures à 1983.
D’après ce texte, le recueil des actes administratifs du département est à conserver dans la série « B », relative aux « Actes de l’administration départementale ».
(Ministère de l’Instruction Publique et des Beaux-arts. Direction des archives.- Loi, règlement et instruction concernant les archives communales.- Melun : Imprimerie administrative, 1942, p. 39).
En résumé, avant 1983, nous classons en série B des archives communales. Après 1983, c’est un peu la débrouille pour faire face à l’explosion des volumes : nous ne classons pas en série mais réservons de l’espace dans un local d’archives. En tout dernier ressort, car il faut traverser le département, nous mettons les chercheurs en rapport avec les archives départementales de l’Essonne. Elles conservent aussi les RAA des préfectures du département et de la région Ile-de-France.
Un autre message donne la clef des textes des archives de France, ils sont tous à l’adresse http://www.archivesdefrance.culture...
On a notamment la
Circulaire AD 94-1 du 17 janvier 1994. Conservation du recueil des actes administratifs de la Préfecture en mairie
et la
CIRCULAIRE AD 98-8 DU 18 DECEMBRE 1998. Instruction sur le classement et la cotation des archives dans les services d’archives départementales
rappelant notamment que c’est dans la Série 3 K, que devaient se trouver les :
Recueil des actes administratifs de la préfecture et Bulletin d’information des maires.
Il ne s’agit ici que des publications officielles de la préfecture, et non des revues d’administration communale, qui ont leur place dans la bibliothèque administrative.
La circulaire pour les mairies (AD94-1 du 17 janvier 1994), commence par cette phrase :
La conservation du Recueil des actes administratifs de la Préfecture n’a pas été évoquée dans la récente circulaire NOR INT/B/93/00190/C AD 93-1 du 11 août 1993, dans la mesure où ces exemplaires imprimés ne constituent pas à proprement parler des archives, mais de la documentation.
On apprend deux choses :
Les RAA sont des "exemplaires imprimés" (la circulaire est de 94, on pouvait ne pas penser au zéro papier)
On ne "conserverait" pas de la "documentation"
C’est à partir de ce raisonnement que la circulaire en question, très courte, laisse donc aux seuls chefs lieux de cantons le soin de conserver au delà de 10 ans les RAA des préfectures.
Cela ne résout pas effectivement le problème de la conservation et de l’accès des 10 années en question : faut-il les imprimer ? les relier ? sous quel budget ?
Ou bien se contenter d’un portail des RAA des préfectures (encore faut-il qu’il y en ait un ?) = depuis plus d’un an que j’essaie de maintenir une ou deux fois par trimestre la liste que je donne dans les documents joints, je peux témoigner qu’il n’y a pas d’harmonisation entre préfectures (ce n’est pas un crime, au contraire, vive la décentralisation !) et surtout qu’il y a de nombreux changements d’adresses, de supports électroniques, de durées proposées...
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