Bulletinage

Opération consistant à assurer le suivi des abonnements des périodiques dans un service de documentation.

Elle consiste à vérifier que les différents fascicules sont bien arrivés et qu’il n’y a pas de trous dans la collection en amont. Elle permet éventuellement d’équiper le périodique dès son arrivée : marquer d’un coup de tampon du service (avec timbre à date), mettre la cote, l’antivol... L’opération peut aussi débuter une DSI (photocopie et diffusion du sommaire, indexation des articles, revue ou panorama de presse...)

Cette opération peut être fastidieuse dans les services disposant de nombreux abonnements, mais elle est primordiale dès le premier abonnement servi. Selon les méthodes (manuelles, semi automatiques ou informatisées) et surtout selon la profondeur de l’opération (simple enregistrement, équipement ou début de DSI), compter un poste budgétaire pour 600 titres vivants.

Ce travail peut encore être réalisé sur fiches bristol, on trouve encore souvent un meuble spécial de la marque KARDEX en général (voir ici pour un exemple pratique (NB on trouve parfois la graphie Cardex, notamment au Canada, on peut jargonner et dire "kardexer" pour "bulletiner"), permettant la mise en fiche des arrivées des revues. Mais la plupart des logiciels de gestion de service documentaire ont la fonction bulletinage couplée à la gestion des abonnements des revues. Noter que quelle que soit la qualité de service du groupeur d’abonnement que l’on a comme prestataire, il est indispensable d’assurer le bulletinage de tous ses périodiques (revues comme mises à jour d’encyclopédie).

Vous trouverez sur les archives de la liste ADBS-Info, plusieurs messages éclairants sur la question :

notamment :
 SYNTH : temps traitement d’un périodique, 11/2001
 SYNTH : logiciel de bulletinage, 04/2000
 SYNTHESE : temps passé à la gestion des abonnements, 07/1999

mais aussi de nombreuses questions posées sur la même liste : je vous invite à faire la recherche sur les archives

Post-Scriptum :

Sur les relations avec les agences d’abonnement, voir la notice les agences d’abonnement